ไม่มีใบเสร็จรับเงิน แก้ได้ด้วย "ใบรับรองแทนใบเสร็จรับเงิน"
เมื่อจ่ายเงินซื้อสินค้าหรือบริการแล้วผู้ขายไม่สามารถออกใบเสร็จรับเงินให้ได้ กิจการสามารถจัดทำ "ใบรับรองแทนใบเสร็จรับเงิน" ขึ้นเองได้ โดยต้องระบุรายละเอียดให้ครบถ้วน มีลายเซ็นผู้จ่ายและผู้อนุมัติ และแนบหลักฐานเพิ่มเติมตามมูลค่าของรายการ เพื่อให้สรรพากรยอมรับเป็นค่าใช้จ่ายทางภาษีได้อย่างถูกกฎหมายตาม ประมวลรัษฎากร มาตรา 65 ทวิ (4)
ตรวจสอบความถูกต้อง: เนื้อหาบทความนี้อ้างอิงหลักกฎหมายจาก ประมวลรัษฎากร มาตรา 65 ทวิ (4) เรื่องรายจ่ายที่ต้องมีหลักฐานเพียงพอ และแนวปฏิบัติของกรมสรรพากร ทั้งนี้กรณีที่มีข้อสงสัยหรือรายจ่ายมูลค่าสูง แนะนำให้ปรึกษานักบัญชีหรือผู้เชี่ยวชาญด้านภาษีเพิ่มเติมครับ
ใบรับรองแทนใบเสร็จรับเงิน คืออะไร?
ใบรับรองแทนใบเสร็จรับเงิน
คือเอกสารที่กิจการจัดทำขึ้นเอง เพื่อใช้เป็นหลักฐานการจ่ายเงิน ในกรณีที่ผู้ขายสินค้าหรือผู้ให้บริการ ไม่สามารถออกใบเสร็จรับเงินให้ได้ เพื่อให้กิจการสามารถนำรายจ่ายนั้นมาลงบันทึกเป็นค่าใช้จ่ายทางภาษีได้อย่างถูกต้อง
หลักกฎหมาย: ประมวลรัษฎากร มาตรา 65 ทวิ (4) — รายจ่ายต้องมีหลักฐานเพียงพอที่จะพิสูจน์ได้ว่ามีการจ่ายจริง
หนึ่งในปัญหาปวดหัวของเจ้าของธุรกิจคือการจ่ายเงินซื้อสินค้าหรือบริการไปจริง แต่ "ไม่มีใบเสร็จ" กลับมาให้บันทึกบัญชี ไม่ว่าจะเป็นการซื้อของจากร้านค้าย่อย ค่าบริการเล็กๆ น้อยๆ หรือรายจ่ายที่เกิดขึ้นกะทันหัน ปัญหานี้แก้ไขได้ด้วยการจัดทำ "ใบรับรองแทนใบเสร็จรับเงิน" ครับ
1
องค์ประกอบที่ต้องมีในใบรับรองแทนใบเสร็จ
ใบรับรองแทนใบเสร็จรับเงินต้องระบุรายละเอียดที่เพียงพอให้สรรพากรสามารถพิสูจน์ได้ว่ามีการจ่ายจริง และเป็นค่าใช้จ่ายที่เกี่ยวข้องกับกิจการ โดยต้องมีองค์ประกอบดังต่อไปนี้:
1
วันที่จ่ายเงิน
ระบุวัน เดือน ปี ที่จ่ายเงินจริง ไม่ใช่วันที่จัดทำเอกสาร
บังคับ
2
ชื่อ-นามสกุล ผู้จ่าย
ชื่อ-นามสกุลและตำแหน่งงานของพนักงานที่จ่ายเงิน
บังคับ
3
รายละเอียดสินค้า/บริการ
ระบุให้ชัดว่าซื้ออะไร หรือจ่ายค่าบริการอะไร จำนวนเท่าไหร่
บังคับ
4
จำนวนเงิน
จำนวนเงินที่จ่ายจริงเป็นตัวเลขและตัวอักษร
บังคับ
5
ชื่อผู้รับเงิน
ชื่อร้านค้า บุคคล หรือผู้รับเงิน (หากทราบ) เพื่อความน่าเชื่อถือ
แนะนำ
6
วัตถุประสงค์ทางธุรกิจ
อธิบายว่าจ่ายเพื่ออะไร เกี่ยวข้องกับกิจการอย่างไร (Business Purpose) — นี่คือส่วนที่สำคัญที่สุด
บังคับ
7
ลายเซ็นผู้จ่ายเงิน
ลายเซ็นของพนักงานที่จ่ายเงินจริง พร้อมวันที่
บังคับ
8
ลายเซ็นผู้อนุมัติ
ลายเซ็น Manager หรือผู้มีอำนาจอนุมัติ เพื่อยืนยันว่ารายการเกิดขึ้นจริงและเหมาะสม
บังคับ
2
แบ่งกลุ่มรายจ่าย: วิธีจัดการเอกสารที่แตกต่างกัน
เพื่อให้การบริหารจัดการเอกสารมีประสิทธิภาพ เราแบ่งรายจ่ายออกเป็น 2 กลุ่ม ซึ่งมีระดับความเข้มงวดของเอกสารที่แตกต่างกัน:
กลุ่มที่ 1
รายจ่ายเบ็ดเตล็ด (มูลค่าน้อย)
ค่าแมสเซนเจอร์ 80 บาท
ค่ารถรับจ้าง
ค่าของชำเล็กน้อย
ค่าอาหารเล็กน้อย
วิธีการ: เขียนรายละเอียดลงใน "ใบรับรองแทนใบเสร็จรับเงิน" ได้เลย
เอกสารแนบ: ไม่ต้องแนบเพิ่มเติม เนื่องจากเป็นจำนวนเงินไม่สูงและเกิดขึ้นทั่วไปในทางธุรกิจ
กลุ่มที่ 2
รายจ่ายมูลค่าสูง (มีนัยสำคัญ)
ซื้อสินค้าจำนวนมาก
ค่าบริการมูลค่าสูง
ซัพพลายเออร์ไม่ออกใบเสร็จ
หลักฐานการสั่งซื้อ: ใบเสนอราคา, แชทการสั่งซื้อ หรืออีเมลยืนยันคำสั่งซื้อ
หลักฐานการรับของ: รูปถ่ายสินค้าที่ได้รับ หรือใบส่งของที่พนักงานเซ็นรับ
หลักฐานการชำระเงิน: สำคัญที่สุด! แนบ Slip โอนเงิน หรือหลักฐานจ่ายเงินที่ระบุชื่อผู้รับชัดเจน
⚠️ ข้อควรระวัง: ใบรับรองแทนใบเสร็จ ≠ ใบกำกับภาษี (VAT)
ใบรับรองแทนใบเสร็จรับเงิน ใช้ได้เฉพาะเพื่อหักเป็นค่าใช้จ่ายทางภาษีเงินได้เท่านั้น ไม่สามารถนำไปใช้แทน ใบกำกับภาษี (Tax Invoice) เพื่อขอเครดิตภาษีซื้อ (Input VAT) ได้ หากต้องการขอคืน VAT จำเป็นต้องมีใบกำกับภาษีจากผู้ขายที่จดทะเบียนภาษีมูลค่าเพิ่มเท่านั้น
ระบุรายละเอียดให้ครบ "5W1H"
ตอบให้ได้ว่า: ใคร จ่าย, ทำอะไร , ที่ไหน , เมื่อไหร่ , เพราะอะไร และเกี่ยวกับธุรกิจอย่างไร (Business Purpose) — ยิ่งละเอียด ยิ่งน่าเชื่อถือ
ต้องมีลายเซ็นผู้จ่าย + ผู้อนุมัติทุกครั้ง
ใบรับรองแทนใบเสร็จฯ ต้องมีลายเซ็นของพนักงานผู้จ่ายเงิน และผู้อนุมัติ (Manager) กำกับเพื่อยืนยันว่ารายการนั้นเกิดขึ้นจริงตามระบบควบคุมภายในที่ดี
อย่าใช้บ่อยจนผิดสังเกต
แม้กฎหมายจะอนุญาต แต่หากบริษัทมีรายจ่ายที่ใช้ใบรับรองแทนใบเสร็จในสัดส่วนที่สูงผิดปกติ อาจทำให้ถูกสรรพากรเพ่งเล็งได้ ควรพยายามขอใบเสร็จหรือเลือกซัพพลายเออร์ที่ออกเอกสารได้ เป็นอันดับแรกครับ
Q
ใบรับรองแทนใบเสร็จรับเงิน ใช้แทน VAT ได้ไหม?
ไม่ได้ครับ ใบรับรองแทนใบเสร็จรับเงินใช้ได้เฉพาะเพื่อหักเป็นค่าใช้จ่ายทางภาษีเงินได้ เท่านั้น ไม่สามารถนำไปใช้แทนใบกำกับภาษี (Tax Invoice) เพื่อขอเครดิตภาษีซื้อ (Input VAT) ได้ หากต้องการขอคืน VAT จำเป็นต้องมีใบกำกับภาษีจากผู้ขายที่จดทะเบียนภาษีมูลค่าเพิ่มที่ถูกต้องตามกฎหมายเท่านั้น
Q
ใบรับรองแทนใบเสร็จต้องมีลายเซ็นใครบ้าง?
ต้องมีลายเซ็น 2 ส่วน เสมอ ได้แก่ (1) พนักงานผู้จ่ายเงิน เพื่อยืนยันว่าตนเองได้จ่ายเงินไปจริง และ (2) ผู้อนุมัติ (Manager/ผู้บริหาร) เพื่อยืนยันว่ารายการนั้นเหมาะสมและเกิดขึ้นจริงตามระบบควบคุมภายใน หากมีลายเซ็นเพียงฝ่ายเดียวถือว่าไม่ครบถ้วนครับ
Q
รายจ่ายเบ็ดเตล็ดมูลค่าน้อย ต้องแนบหลักฐานอะไรบ้าง?
สำหรับรายจ่ายเบ็ดเตล็ดมูลค่าน้อย เช่น ค่าแมสเซนเจอร์ ค่ารถรับจ้าง ค่าของชำเล็กน้อย ไม่ต้องแนบเอกสารเพิ่มเติม สามารถเขียนรายละเอียดลงในใบรับรองแทนใบเสร็จได้เลย เนื่องจากเป็นจำนวนเงินที่ไม่สูงและเป็นลักษณะรายจ่ายที่เกิดขึ้นทั่วไปในทางธุรกิจ
Q
ใบรับรองแทนใบเสร็จต้องจัดเก็บนานเท่าไหร่?
ตามประมวลรัษฎากรและกฎหมายบัญชี กิจการต้องจัดเก็บเอกสารทางบัญชีและภาษีไว้ไม่น้อยกว่า 5 ปี นับจากวันปิดบัญชี โดยจัดเก็บใบรับรองแทนใบเสร็จพร้อมเอกสารแนบทั้งหมดให้เป็นระบบในแฟ้มรายจ่าย เพื่อพร้อมให้สรรพากรตรวจสอบได้ทุกเมื่อ
Q
ใช้ใบรับรองแทนใบเสร็จบ่อยๆ จะเป็นอะไรหรือไม่
กฎหมายไม่ได้กำหนดจำนวนครั้งตายตัว แต่หากบริษัทมีสัดส่วนรายจ่ายที่ใช้ใบรับรองแทนใบเสร็จสูงผิดปกติ เมื่อเทียบกับรายจ่ายทั้งหมด อาจเป็นสัญญาณที่ทำให้โดยตรวจสอบได้ แนะนำให้ใช้เฉพาะกรณีที่จำเป็นจริงๆ และพยายามขอใบเสร็จหรือเลือกใช้ซัพพลายเออร์ที่ออกเอกสารได้ก่อนเสมอ
ต้องการให้ Riskless Accounting ดูแลระบบบัญชีและภาษีครบวงจร?
เราช่วยวางระบบเอกสาร ควบคุมภายใน และดูแลงานบัญชี-ภาษีของธุรกิจท่านตั้งแต่ SME จนถึงบริษัทขนาดกลาง-ใหญ่ ให้ถูกต้อง
ติดต่อ Riskless Accounting