เบิกค่าเดินทาง ค่าที่พัก ค่าเบี้ยเลี้ยงพนักงานยังไงให้ถูกต้อง
เบิกค่าเดินทาง ค่าที่พัก ค่าเบี้ยเลี้ยงพนักงาน
ยังไงให้ถูกต้อง? — คู่มือครบจบสำหรับเจ้าของกิจการ
มีพนักงานต้องออกไปพบลูกค้าบ่อยๆ แล้วยังไม่แน่ใจว่าเบิกค่าใช้จ่ายยังไงให้ถูกต้อง? ผมสรุปให้ครบ ตั้งแต่ระเบียบที่ต้องมี อัตราที่หักภาษีได้ เอกสารที่ต้องเตรียม ไปจนถึงข้อผิดพลาดที่เจอบ่อย
สวัสดีครับ บทความนี้เขียนขึ้นสำหรับเจ้าของกิจการและฝ่ายบัญชีที่มีพนักงานต้องออกไปพบลูกค้า ไปประชุมนอกสถานที่ หรือเดินทางต่างจังหวัดบ่อยๆ แล้วยังไม่แน่ใจว่า ค่าเดินทาง ค่าที่พัก และค่าเบี้ยเลี้ยงเบิกยังไงให้ถูกต้องตามกฎหมายภาษีครับ
💡 หลักคิดง่ายๆ ก่อนเลย
บริษัทจะบันทึกค่าเดินทาง ค่าที่พัก และค่าเบี้ยเลี้ยงเป็น "รายจ่ายของกิจการ" ได้ก็ต่อเมื่อค่าใช้จ่ายนั้น เกิดขึ้นจริง มีความจำเป็น และเกี่ยวข้องกับการดำเนินธุรกิจโดยตรง — สรรพากรมองแบบนี้เสมอครับ
ทำไมต้องมีระเบียบการเบิกจ่าย?
ก่อนไปดูรายละเอียดแต่ละประเภท ต้องเข้าใจหลักคิดก่อนครับ สิ่งแรกที่บริษัทต้องทำคือ จัดทำระเบียบการเบิกจ่ายค่าเดินทาง ให้เป็นลายลักษณ์อักษร ไม่ว่าจะเป็นบริษัทเล็กหรือใหญ่ก็ควรทำครับ
⚠️ ทำไมถึงสำคัญขนาดนั้น?
สรรพากรมองว่า "ถ้าไม่มีระเบียบ บริษัทจะรู้ได้ยังไงว่าเบิกไปเท่าไหร่ถึงเหมาะสม?" ระเบียบจึงเป็น เกราะป้องกันในกรณีถูกตรวจสอบภาษีชั้นดีที่สุด ครับ
ระเบียบนี้ควรครอบคลุม ประเภทค่าใช้จ่ายที่อนุมัติ, อัตราสูงสุดที่เบิกได้, ขั้นตอนการขออนุมัติ, และวิธีการเบิกคืน ลงนามโดยผู้มีอำนาจของบริษัทให้เรียบร้อยครับ
ค่าใช้จ่าย 3 ประเภทที่เบิกได้
ค่าใช้จ่ายที่เกี่ยวกับการเดินทางไปติดต่อลูกค้าแบ่งออกเป็น 3 ประเภทหลัก ดังนี้ครับ
| ประเภทค่าใช้จ่าย | รายละเอียดและตัวอย่าง | ต้องมีบิล? |
|---|---|---|
| 🚗 ค่าเดินทาง | ค่าน้ำมัน, ค่าทางด่วน, ค่าตั๋วเครื่องบิน, ค่ารถไฟ, ค่าแท็กซี่, ค่าเช่ารถ | กรณีเบิกจริง: ใช่ กรณีเหมาจ่าย: ไม่ต้อง* |
| 🏨 ค่าที่พัก | ค่าโรงแรมหรือที่พักระหว่างปฏิบัติงานต่างจังหวัดหรือต่างประเทศ | ต้องมีใบเสร็จเสมอ |
| 🍱 ค่าเบี้ยเลี้ยง | เงินชดเชยค่าอาหารและค่าใช้จ่ายเบ็ดเตล็ดระหว่างเดินทาง | กำหนดเป็นอัตราเหมาจ่ายได้ |
* เหมาจ่ายต้องเป็นไปตามเงื่อนไขที่กำหนด ดูรายละเอียดในหัวข้อถัดไป
เบิกแบบเหมาจ่าย ได้ไหม? ต้องทำยังไง?
ได้ครับ! แต่มีเงื่อนไข — กรมสรรพากรอนุญาตให้บริษัทจ่าย "ค่าเดินทางแบบเหมาจ่าย" โดยไม่ต้องใช้บิลใบเสร็จ ถ้าทำตามหลักเกณฑ์นี้ครบทุกข้อ
| เงื่อนไขที่ต้องปฏิบัติ | รายละเอียด |
|---|---|
| ✅ มีระเบียบเป็นลายลักษณ์อักษร | อนุมัติให้พนักงานไปปฏิบัติงานนอกสถานที่อย่างชัดเจน |
| ✅ ระบุลักษณะงานและระยะเวลา | ต้องชัดเจนว่าไปทำอะไร ที่ไหน นานแค่ไหน |
| ✅ อัตราต้องไม่เกินราชการ | ถ้าเกิน ส่วนที่เกินถือเป็นเงินได้พนักงาน ต้องหักภาษี |
| ✅ มีการอนุมัติก่อนเดินทาง | ผู้มีอำนาจลงนามทุกครั้ง ไม่ควรอนุมัติย้อนหลัง |
🚨 สำคัญมาก! ระวังส่วนที่เกินอัตราราชการ
ถ้าบริษัทจ่ายค่าเบี้ยเลี้ยงเกินอัตราที่ราชการกำหนด ส่วนที่เกินนั้นจะถือเป็น "เงินได้" ของพนักงาน และต้องนำไปคำนวณภาษีเงินได้บุคคลธรรมดา รวมถึงหักภาษี ณ ที่จ่าย (ภ.ง.ด.1) ด้วยครับ
อัตราค่าเบี้ยเลี้ยงและค่าที่พักอ้างอิงราชการ
บริษัทเอกชนมักใช้อัตราราชการเป็นเกณฑ์ในการกำหนดระเบียบเบิกจ่าย เนื่องจากสรรพากรยอมรับว่า "เหมาะสม" อัตราอ้างอิงปัจจุบัน (ในประเทศ) มีดังนี้ครับ ⚖️ พรฎ.เงินสวัสดิการค่าใช้จ่ายในการเดินทางไปราชการ
| รายการ | อัตราอ้างอิง (ในประเทศ) | หมายเหตุ |
|---|---|---|
| 🍱 ค่าเบี้ยเลี้ยง (พนักงานทั่วไป) | ไม่เกิน 270 บาท/วัน | พนักงานไม่ต้องเสียภาษี |
| 🍱 ค่าเบี้ยเลี้ยง (ระดับบริหาร) | ไม่เกิน 350 บาท/วัน | พนักงานไม่ต้องเสียภาษี |
| 🏨 ค่าที่พัก (พนักงานทั่วไป) | ไม่เกิน 1,500 บาท/คืน | ต้องมีใบเสร็จประกอบ |
| 🏨 ค่าที่พัก (ระดับบริหาร) | ไม่เกิน 2,500 บาท/คืน | ต้องมีใบเสร็จประกอบ |
| 🚗 ค่าพาหนะ (รถส่วนตัว) | อ้างอิงตามระยะทาง หรือเหมาจ่ายต่อเดือน | กำหนดในระเบียบให้ชัดเจน |
📌 บริษัทเอกชนกำหนดอัตราเองได้
บริษัทสามารถกำหนดอัตราค่าเบี้ยเลี้ยงสูงกว่าอัตราราชการได้ แต่ ส่วนที่เกินต้องนำมาคำนวณภาษีพนักงาน ดังนั้นควรกำหนดให้สอดคล้องกับอัตราราชการ จะสะดวกที่สุดครับ
5 ขั้นตอนจัดทำระเบียบการเบิกจ่ายที่ถูกต้อง
ลองนึกภาพว่าเรากำลังสร้าง "คู่มือเดินทาง" ให้พนักงานใช้ได้อย่างมั่นใจ ขั้นตอนมีดังนี้ครับ
ร่างระเบียบการเบิกจ่ายค่าใช้จ่ายในการเดินทาง
ระบุประเภทค่าใช้จ่าย อัตราสูงสุด เงื่อนไขการอนุมัติ และขอบเขตที่ใช้บังคับให้ครบถ้วน
ให้ผู้มีอำนาจลงนามอนุมัติระเบียบ
เช่น กรรมการผู้จัดการ หรือคณะกรรมการบริษัท — ต้องลงนามจริง ไม่ใช่แค่ดราฟต์
จัดทำแบบฟอร์มขออนุมัติเดินทาง (ก่อนเดินทาง)
ระบุวัตถุประสงค์ ระยะเวลา จุดหมาย และประมาณการค่าใช้จ่าย ให้ผู้มีอำนาจอนุมัติก่อนเดินทางทุกครั้ง
จัดทำแบบฟอร์มเบิกค่าใช้จ่าย (หลังเดินทางกลับ)
แนบหลักฐานใบเสร็จกรณีเบิกจริง พร้อม Trip Report ระบุชื่อลูกค้าที่ไปพบและผลการปฏิบัติงาน
บันทึกบัญชีและเก็บเอกสารครบถ้วน
เก็บเอกสารทั้งหมดไว้อย่างน้อย 5 ปี เพื่อรองรับการตรวจสอบ — แนะนำให้สแกนเก็บเป็นไฟล์อิเล็กทรอนิกส์ด้วยครับ
เอกสารที่ต้องมีในแต่ละครั้งที่เบิก
เพื่อให้การบันทึกบัญชีถูกต้องและรับรู้ค่าใช้จ่ายทางภาษีได้ ควรมีเอกสารครบทุกรายการดังนี้ครับ
| เอกสาร | ใช้เมื่อไร | รายละเอียดสำคัญ |
|---|---|---|
| 📋 ใบอนุมัติเดินทาง | ก่อนเดินทาง | ลงนามโดยผู้มีอำนาจอนุมัติ |
| 📝 ใบเบิกค่าใช้จ่าย / Expense Claim | หลังเดินทางกลับ | ระบุรายการค่าใช้จ่ายทุกรายการ |
| 🧾 ใบเสร็จรับเงิน / Invoice | กรณีเบิกตามจริง | ต้องระบุชื่อผู้รับเงิน วันที่ และรายการ |
| 📊 สรุปรายงานการเดินทาง (Trip Report) | ทุกครั้ง | ระบุผลงาน เช่น ชื่อลูกค้าที่ไปพบ วัตถุประสงค์ |
| 💸 หลักฐานการโอนเงิน / สลิปจ่ายเงิน | กรณีโอนเงินคืนพนักงาน | เก็บไว้ประกอบการบันทึกบัญชี |
✅ เคล็ดลับ: Trip Report สำคัญมากกว่าที่คิด
Trip Report ที่ระบุชื่อลูกค้า วัตถุประสงค์ และผลการปฏิบัติงานชัดเจน คือหลักฐานที่แสดงว่าค่าใช้จ่ายนั้น "เกี่ยวข้องกับการหารายได้จริง" ซึ่งเป็นเงื่อนไขสำคัญในการหักเป็นรายจ่ายทางภาษีครับ
ประเด็นภาษีที่ต้องระวัง — มี 3 ภาษีที่เกี่ยวข้อง
7.1 ภาษีนิติบุคคล (ภาษีบริษัท)
ค่าเดินทาง ค่าที่พัก และค่าเบี้ยเลี้ยงที่เกี่ยวข้องกับการดำเนินธุรกิจ สามารถนำมาหักเป็น "รายจ่ายทางภาษี" ในการคำนวณภาษีเงินได้นิติบุคคลได้ ⚖️ ม.65 ตรี ประมวลรัษฎากร โดยต้องเป็นรายจ่ายที่
| เงื่อนไขที่ต้องผ่านทั้ง 4 ข้อ | อธิบาย |
|---|---|
| ✅ เกี่ยวข้องกับการหารายได้จริง | มีหลักฐานว่าไปพบลูกค้า ไปปฏิบัติงานจริง |
| ✅ มีหลักฐานเอกสารครบถ้วน | ใบเสร็จ, Trip Report, ใบอนุมัติ |
| ✅ ไม่เกินความจำเป็น | จ่ายสมเหตุสมผลกับลักษณะงาน |
| ✅ ไม่เป็นรายจ่ายต้องห้าม | ไม่อยู่ในรายการต้องห้ามตาม ม.65 ตรี |
7.2 ภาษีเงินได้บุคคลธรรมดาของพนักงาน
ค่าเบี้ยเลี้ยงที่จ่ายให้พนักงาน ได้รับยกเว้นภาษีเงินได้บุคคลธรรมดา ถ้าเป็นไปตามเงื่อนไขครับ
| สถานการณ์ | ผลทางภาษีพนักงาน |
|---|---|
| จ่ายค่าเบี้ยเลี้ยง ไม่เกินอัตราราชการ (270/350 บาท/วัน) | ✅ ยกเว้นภาษี พนักงานไม่ต้องเสีย |
| จ่ายค่าเบี้ยเลี้ยง เกินอัตราราชการ | ⚠️ ส่วนที่เกิน = เงินได้พนักงาน ต้องหักภาษี ณ ที่จ่าย (ภ.ง.ด.1) |
7.3 ภาษีมูลค่าเพิ่ม (VAT) — ใช้เป็นภาษีซื้อได้!
กรณีที่ค่าใช้จ่ายในการเดินทาง เช่น ค่าโรงแรม หรือค่าบริการต่างๆ มี VAT ประกอบอยู่ บริษัทที่จด VAT สามารถนำ "ภาษีซื้อ" ส่วนนั้นมาหักออกจาก VAT ที่ต้องนำส่งได้ โดยต้องมีใบกำกับภาษีอย่างสมบูรณ์จากผู้ขายครับ
📋 ใบกำกับภาษีต้องสมบูรณ์
ต้องระบุชื่อ ที่อยู่ เลขประจำตัวผู้เสียภาษีของบริษัท ไม่ใช่แค่ชื่อพนักงาน ถ้าได้รับใบกำกับภาษีที่ระบุชื่อพนักงาน ให้ขอออกใหม่ในชื่อบริษัทแทนครับ
ข้อผิดพลาดที่พบบ่อย และวิธีหลีกเลี่ยง
| ❌ ข้อผิดพลาดที่พบบ่อย | ✅ วิธีหลีกเลี่ยง |
|---|---|
| ไม่มีระเบียบการเบิกจ่ายเป็นลายลักษณ์อักษร | จัดทำระเบียบให้ครบ และให้ผู้มีอำนาจลงนาม |
| เบิกค่าเดินทางโดยไม่มีใบอนุมัติล่วงหน้า | ใช้แบบฟอร์มขออนุมัติทุกครั้ง ก่อนเดินทาง |
| ใบเสร็จไม่ระบุชื่อบริษัท หรือไม่มีเลขที่ใบเสร็จ | ขอใบกำกับภาษี/ใบเสร็จที่ถูกต้องจากผู้ให้บริการ |
| ค่าเบี้ยเลี้ยงเกินอัตรา แต่ไม่หักภาษีพนักงาน | ตรวจสอบอัตราราชการ และหักภาษีส่วนที่เกินเสมอ |
| ไม่มี Trip Report ว่าไปพบลูกค้าคนไหน | กำหนดให้พนักงานส่ง Trip Report ทุกครั้งหลังเดินทาง |
| เก็บเอกสารไม่ครบ หรือเอกสารสูญหาย | ใช้ระบบสแกนและจัดเก็บเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ |
📋 สรุปสั้นๆ ที่ต้องจำ — 5 ข้อ
คำถามที่พบบ่อย (FAQ)
บริษัทของคุณยังไม่มีระเบียบเบิกจ่ายที่ชัดเจน?
ทีม Riskless Accounting ช่วยจัดทำระเบียบการเบิกจ่าย วางระบบเอกสาร และดูแลบัญชีภาษีให้ถูกต้องตั้งแต่ต้น
📞 โทรปรึกษา 📩 ติดต่อเรา / Contact Us
