ขั้นตอนการจ่ายเงินเดือนพนักงานแต่ละเดือน และสิ่งที่ต้องรู้
จ่ายเงินเดือนพนักงาน
ต้องมีเอกสารอะไรบ้าง?
เอกสาร 7 ชิ้นที่ต้องครบ · ตั้งแต่ทะเบียนเงินเดือนไปถึง ภ.ง.ด.1 และประกันสังคม · พร้อมตัวอย่างบันทึกบัญชีและ checklist ก่อนปิดบัญชีทุกเดือน โดย Riskless Accounting
เอกสารราชการ: ⑤ แบบ ภ.ง.ด.1 (ยื่นออนไลน์เท่านั้น ภายในวันที่ 15 ของเดือนถัดไป) ⑥ แบบ ภ.ง.ด.1ก (ยื่นปีละครั้ง ก่อน 28 ก.พ.) ⑦ แบบ สปส.1-10 (ยื่นทุกเดือน ก่อนวันที่ 15) — การจัดทำครบทุกชิ้นช่วยให้บันทึกบัญชีถูกต้องและผ่านการตรวจสอบจากสรรพากร กรมแรงงาน และประกันสังคมครับ
ถ้าถามว่า "การซื้อของต้องมีใบเสร็จ แล้วการจ่ายเงินเดือนพนักงาน ต้องมีอะไรบ้าง?" — หลายคนยังตอบไม่ถูกครับ
เหตุผลง่ายๆ คือ พนักงานไม่ใช่ผู้ขายสินค้า เขาจึงไม่มีใบกำกับภาษีหรือใบเสร็จรับเงินมาให้ แต่บริษัทก็ยังต้องบันทึกบัญชีค่าใช้จ่ายได้อย่างถูกต้อง คำตอบคือ บริษัทต้องสร้างเอกสารขึ้นมาเอง ทั้งเอกสารภายในและเอกสารราชการ
พี่จะพาไล่ดูทีละชิ้น ให้เข้าใจว่าแต่ละชิ้นมีไว้ทำอะไร ต้องมีอะไรบ้าง และถ้าขาดไปจะเกิดอะไรขึ้น มาเริ่มกันเลยครับ 👇
ภาพรวม: เอกสารทั้ง 7 ชิ้นที่ต้องมี
ก่อนจะไปลงรายละเอียด ขอให้เห็นภาพรวมก่อนนะครับ เอกสารแบ่งเป็น 2 กลุ่ม คือ เอกสารที่บริษัทจัดทำเอง และเอกสารราชการที่ต้องยื่น:
📋 ทะเบียนเงินเดือน · 📄 ใบสำคัญจ่าย
📑 สลิปเงินเดือน · 🏦 หลักฐานโอนเงิน
🗂️ ภ.ง.ด.1 (รายเดือน) · 🗂️ ภ.ง.ด.1ก (รายปี)
🏛️ สปส.1-10 (ประกันสังคม รายเดือน)
เจาะลึก: เอกสารภายใน 4 ชิ้น
นี่คือ "หัวใจ" ของระบบเงินเดือนเลยครับ คือตารางที่รวมข้อมูลพนักงาน ทุกคน ทุกเดือน ไว้ในที่เดียว ถ้าไม่มีอันนี้ ก็ไม่รู้จะบันทึกบัญชียังไง และยื่น ภ.ง.ด.1 ก็ไม่ได้
- ชื่อ-นามสกุลพนักงาน ตำแหน่ง และแผนก
- เงินเดือนพื้นฐาน + รายได้อื่น เช่น OT โบนัส ค่าตำแหน่ง ค่าคอมมิชชัน
- รายการหัก: ประกันสังคม กองทุนสำรองเลี้ยงชีพ (PVD) ภาษีหัก ณ ที่จ่าย
- ยอดเงินสุทธิที่โอนเข้าบัญชีพนักงานจริง
คือเอกสารที่บอกว่า "บริษัทอนุมัติให้จ่ายเงินเดือนประจำเดือนนี้แล้ว" ต้องมีลายเซ็นผู้มีอำนาจก่อนที่เงินจะออกจากบัญชีบริษัทนะครับ ถ้าไม่มีอันนี้ก็เหมือนเงินออกไปโดยไม่ผ่านการอนุมัติ — ไม่ดีแน่ครับ
- วันที่จ่าย และงวดเงินเดือน (เช่น ประจำเดือน มีนาคม 2569)
- ยอดรวมเงินเดือนสุทธิทั้งหมดที่โอนออก
- เลขที่บัญชีหรือชื่อธนาคารที่โอนเข้า
- ลายเซ็น 3 ฝ่าย: ผู้จัดทำ · ผู้ตรวจสอบ · ผู้อนุมัติ (ผู้จัดการหรือกรรมการ)
สลิปเงินเดือนคือเอกสารที่บริษัทมอบให้พนักงานแต่ละคน เพื่อแจ้งรายละเอียดว่าได้รับเงินเท่าไหร่ ถูกหักอะไรไปบ้าง สลิปที่ดีควรแสดงให้ชัดเจนครับ:
- ชื่อพนักงาน เลขบัตรประชาชน และงวดเงินเดือน
- รายได้รวม: เงินเดือน + OT + ค่าตำแหน่ง + โบนัส ฯลฯ
- รายการหัก: ประกันสังคม (5%) + ภาษีหัก ณ ที่จ่าย + กองทุนสำรองเลี้ยงชีพ (ถ้ามี)
- เงินสุทธิที่ได้รับ (ตรงกับยอดโอนจริง)
เอกสารชิ้นนี้คือ "หลักฐานว่าเงินออกไปจริงๆ" สรรพากรชอบดูตรงนี้มากเลยครับ ต้องมีอย่างน้อยหนึ่งอย่างต่อไปนี้:
- Bank Statement ที่แสดงรายการโอนออกทั้งหมด
- ไฟล์ยืนยันการโอน (Confirmation File) จากระบบ Internet Banking ของธนาคาร
- กรณีจ่ายเงินสด: ต้องให้พนักงานลงลายเซ็นรับเงินในทะเบียนเงินเดือนทุกคนทุกเดือน
เอกสารภาษีที่ต้องยื่นกรมสรรพากร
นอกจากเอกสารภายในแล้ว บริษัทในฐานะ นายจ้าง มีหน้าที่ หักภาษี ณ ที่จ่าย ออกจากเงินเดือนพนักงาน แล้วนำส่งกรมสรรพากรตามกำหนด — ถ้าช้าจะมีเบี้ยปรับนะครับ
| แบบฟอร์ม | รายละเอียด | กำหนดยื่น |
|---|---|---|
| ภ.ง.ด.1 (ยื่นรายเดือน) |
สรุปยอดภาษีหัก ณ ที่จ่ายของพนักงานทุกคนในเดือนนั้น นำข้อมูลมาจากทะเบียนเงินเดือนได้เลย | วันที่ 15 ของเดือนถัดไป (ยื่นออนไลน์เท่านั้น — สรรพากรยกเลิกการยื่นกระดาษแล้ว) |
| ภ.ง.ด.1ก (ยื่นรายปี) |
สรุปรายได้และภาษีพนักงานรายบุคคลตลอดปีภาษี ใช้สำหรับออก หนังสือรับรองการหักภาษี ณ ที่จ่าย (50 ทวิ) ให้พนักงาน | 28 กุมภาพันธ์ ของปีถัดไป |
| หนังสือรับรอง การหักภาษี ณ ที่จ่าย (50 ทวิ) |
ออกให้พนักงานแต่ละคน เพื่อนำไปยื่นภาษีส่วนตัว (ภ.ง.ด.90/91) ประจำปี | ออกได้ตั้งแต่ต้นปีถัดไป (ก่อน 28 ก.พ.) |
เงินประกันสังคม: อีกหนึ่งรายการที่ขาดไม่ได้
นอกจากภาษีแล้ว นายจ้างยังต้องหัก เงินประกันสังคม ออกจากเงินเดือนพนักงาน และสมทบเพิ่มอีกส่วนหนึ่ง แล้วนำส่งสำนักงานประกันสังคม (สปส.) ภายในวันที่ 15 ของเดือนถัดไปด้วยครับ
(ฐาน 17,500 บาท)
(ฐาน 17,500 บาท)
(ยื่นออนไลน์เท่านั้น)
ตัวอย่างการบันทึกบัญชีเงินเดือน
เมื่อมีเอกสารครบถ้วนแล้ว การบันทึกบัญชีก็จะง่ายขึ้นมากครับ ดูตัวอย่างนี้เลย — แบ่งเป็น 2 รายการ ที่ต้องบันทึกแยกกัน:
| รายการบัญชี | เดบิต (บาท) | เครดิต (บาท) |
|---|---|---|
| ค่าใช้จ่ายเงินเดือนพนักงาน | 100,000 | |
| ภาษีเงินได้หัก ณ ที่จ่าย (ค้างจ่าย) | 5,000 | |
| เงินสมทบประกันสังคม (ค้างจ่าย — ส่วนลูกจ้าง) | 875 | |
| เงินเดือนค้างจ่าย (ยอดสุทธิโอนให้พนักงาน) | 94,125 | |
| รวม | ||
| รวม | 100,000 | 100,000 |
| รายการบัญชี | เดบิต (บาท) | เครดิต (บาท) |
|---|---|---|
| ค่าใช้จ่ายประกันสังคม (ส่วนนายจ้าง) | 875 | |
| เงินสมทบประกันสังคม (ค้างจ่าย — ส่วนนายจ้าง) | 875 |
| รายการบัญชี | เดบิต (บาท) | เครดิต (บาท) |
|---|---|---|
| เงินเดือนค้างจ่าย | 94,125 | |
| เงินฝากธนาคาร | 94,125 |
ข้อผิดพลาดที่พบบ่อย และวิธีป้องกัน
จากประสบการณ์ตรวจสอบบัญชีของลูกค้าหลายราย พบปัญหาเหล่านี้บ่อยมากครับ เช็กดูว่าธุรกิจของคุณมีจุดเสี่ยงไหนบ้าง:
| ❌ ข้อผิดพลาดที่พบบ่อย | ✅ วิธีป้องกัน |
|---|---|
| ไม่มีทะเบียนเงินเดือน หรือข้อมูลไม่ครบ ทำให้ยื่น ภ.ง.ด.1 ผิดพลาด | แก้ได้ จัดทำทะเบียนเงินเดือนทุกเดือน และตรวจ cross-check ก่อนยื่น ภ.ง.ด.1 ทุกครั้ง |
| ไม่ออกสลิปเงินเดือนให้พนักงาน เกิดข้อพิพาทเรื่องยอดเงิน | แก้ได้ ออกสลิปทุกเดือน แม้จะเป็นไฟล์ PDF ส่งทางอีเมลหรือ Line ก็ได้ครับ |
| ยื่น ภ.ง.ด.1 ล่าช้า หรือยอดภาษีไม่ถูกต้อง | แก้ได้ ตั้งปฏิทินเตือนทุกต้นเดือน ตรวจสอบยอดกับทะเบียนเงินเดือนก่อนยื่นเสมอ |
| ลืมนำส่งประกันสังคม หรือส่งยอดผิด | แก้ได้ ใช้ระบบ e-Service ของ สปส. ตรวจสอบยอดก่อนนำส่ง และตั้งปฏิทินเตือนวันที่ 10-14 ของทุกเดือน |
| ไม่เก็บหลักฐานการโอนเงิน ไม่มีอะไรแสดงต่อสรรพากรได้ | แก้ได้ ดาวน์โหลด Bank Statement ทุกเดือนทันที จัดเก็บไว้อย่างน้อย 5 ปีตามกฎหมาย |
| บันทึกบัญชีลืมส่วนนายจ้างสมทบประกันสังคม ทำให้ค่าใช้จ่ายขาด | แก้ได้ บันทึก 2 รายการเสมอ: ส่วนลูกจ้างหัก และส่วนนายจ้างสมทบ (ตามตัวอย่างบัญชีด้านบน) |







